不動産を売却するときに必要な告知書にはどのような役割があるのか、気になっている方は多いでしょう。
中古物件の取引では、数千万円の買い物をする買主を保護するために細かい法律が設けられているため、書類作成は慎重におこなう必要があります。
こちらの記事では、告知書とはなにかお伝えしたうえで、誰が提出するべきかと注意点について解説します。
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不動産売却に必要な告知書とは
告知書とは、中古物件の売買取引において売主が買主に対して物件状態を細かく説明するための書面です。
不動産業界では「物件状況報告書」と呼ぶケースも多いです。
ここでは、告知書を用意する目的と義務化されているかどうかについて解説します。
瑕疵トラブルを未然に防ぐ
中古物件の売買取引では、売主に契約不適合責任が課せられます。
契約不適合責任とは、売買契約書に記載されてない欠陥や不具合が見つかったときに、買主が売主に対して修繕費や損害賠償費を請求できる制度です。
売買契約を締結するときに買主に対して告知をしなかった欠陥や不具合が引き渡し後に発覚した場合において、売主が責任問題を問われます。
そこで、引き渡し後のトラブルを未然に防ぐため、売買契約書と一緒に物件について細かく記載した物件状況報告書を添付する売主が多くいます。
販売活動をするタイミングで、物件に対するマイナスな心当たりがある場合は、漏れなくすべて申告するようにしてください。
物件の印象をプラスにする
物件状況報告書にて物件の欠陥や不具合について細かく記載すると「販売活動で不利になるのでは?」と不安に思う方も多いでしょう。
しかし、実際には売主にとって不利になるケースばかりではなく、物件の印象をプラスにする側面も持ち合わせています。
なぜなら「シロアリ被害に遭ったけどすでに修繕済みで予防工事までした」「雨漏りしたから屋根を張り替えた」などの修繕状況まで記載できるからです。
販売活動をする少し前に物件の修繕やリフォームをした記録があれば、買主へのアピールポイントになるので必ず申告するようにしてください。
義務化されている?
宅地建物取引業法では、物件状況報告書の提出が義務付けられているわけではありません。
つまり、売買契約書に添付しなくても売買契約は締結できますが、引き渡し後に買主から欠陥や不具合を指摘されるとトラブルに発展する恐れがあります。
契約不適合責任は買主を保護する目的で用意された法律ですが、物件状況報告書は売主を賠償責任から保護する効力を持ちます。
仲介会社を利用して不動産を売却するのであれば、提出するように要求されるため、準備するようにしましょう。
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誰が不動産売却に必要な告知書を作成するのか
誰が告知書を用意するべきなのか気になっている方も多いかもしれませんが、基本的には物件の所有者である売主が作成しなければなりません。
なぜなら、物件の欠陥や不具合について熟知しているのは売主しかいないからです。
しかし、長年物件に住んでいると欠陥や不具合について認識が甘くなっている可能性もあるので、作成時にはいくつかのポイントを抑える必要があります。
ここでは、告知書の作成者・記入方法・作成するタイミングについて解説します。
作成者
誰が物件状況報告書を作成するべきか、それは売主です。
媒介契約を依頼しているから「仲介業者に作成してもらえばよいのでは?」と考える売主もいますが、原則として記入漏れの恐れもあるため売主自身が作成するべきです。
仲介業者によっては、売主から欠陥や不具合に関するヒアリングをおこなったうえで担当者が代理で書類作成をするケースもあります。
ただし、書面には売主の記名・押印が必要になるため誰が作成しようと内容に対して責任を問われるのは売主です。
そのため、引き渡し後のトラブルを避けるためにも作成にはしっかりと関わりましょう。
記入方法
媒介契約を締結しているのであれば、仲介業者がフォーマットを持っているので、その内容を読みながら物件の状態について回答していきます。
建物の雨漏り・給排水施設の故障の有無、土地の境界確定の状況や地盤の沈下、周辺環境の騒音や近隣トラブルなどが対象です。
ここで注意するべき点として、物理的な瑕疵のほかに心理的な瑕疵(近隣トラブルや自殺などの現場になっているなど)も告知義務があります。
記入漏れがあると告知をしなかったとみなされて、引き渡し後に損害賠償責任を問われる可能性があるので気を付けましょう。
作成するタイミング
物件状況報告書は売買契約書に添付する書類のため、売買契約日までに作成します。
ただし、直前に作成しようとしても物件の欠陥や不具合を漏れなく記入できるとは限らないため、買主との交渉がはじまる前までに正確な状態を把握しておくべきです。
長期的に暮らしている家だと些細な欠陥や不具合は見落としてしまう恐れがあるので、第三者からのチェックやホームインスペクションへの依頼を検討すると安心です。
欠陥や不具合のほかに過去のリフォーム・修繕歴をまとめておけば、販売活動中に有利になるケースもあります。
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不動産売却に必要な告知書を作成するときの注意点
告知書は契約不適合責任を問われないために重要な書類だとわかりました。
書面で作成したところで作成内容に不備があれば、引き渡し後のトラブルにつながる可能性は十分に考えられます。
ここでは、告知書を作成するときの注意点について解説します。
売主が責任を持つ
仲介業者によっては、売主から物件の状態についてヒアリングをして代理で書類作成をサポートしていますが、すべて任せっきりにするのはリスクがあります。
なぜなら、誰が作成したとしても書面には売主の記名・押印が記録として残るため、すべての責任は売主に課せられるからです。
そのため、基本的にはフォーマットに沿って売主自身が物件の欠陥や不具合について細かくチェックをして作成するようにしましょう。
もしも第三者の視点から物件の状態を確認したいのであれば、信頼性の高いホームインスペクションへの依頼がおすすめです。
販売開始前までに作成する
告知書は売買契約書に添付する書類のため、売買契約日までに作成すればよいとされていますが、効率よく買主を探すのであれば販売開始前までに作成するのがおすすめです。
そもそも物件の欠陥や不具合は細かい部分までまとめる必要があるため、短時間で作成しようとすると記入漏れが発生する可能性が高くなるからです。
また、リフォームや修繕の記録は販売活動でアピールポイントになるため、事前に日時や内容をまとめておくと販売活動が有利に進みやすくなります。
いくつかの理由から、余裕を持って書類作成をする方がメリットが多いです。
対応状況まで記入する
物件に関する欠陥や不具合を記入するときは、どのように対応したのかまで細かく説明するのがポイントです。
ただ、欠陥や不具合の有無を記入しただけでは販売物件のイメージが悪くなりますが、適切な対応をしていると説明を付け加えれば買主は安心します。
たとえば、過去の雨漏りについて「サッシの隙間から発生したが修理をしたら再発していない」と原因と対応策と現在の状況まで説明すると完璧です。
丁寧な書類作成が、販売活動の効率化に直結します。
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まとめ
物件の状態を説明する告知書は、引き渡し後に契約不適合責任を問われないために重要な書類です。
仲介業者が作成をサポートしてくれるケースもありますが、売主自身が責任を持って内容を確認する必要があります。
修繕記録は買主へのアピールポイントになるので、販売活動を始める前までに準備をしておくのがおすすめです。
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